A gestão documental é definida como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento.
Com o contínuo avanço da tecnologia, que aumenta o fluxo de dados na internet e em sistemas internos, as empresas investem cada dia mais na Gestão de Documentos. A maioria consegue um retorno elevado pois conseguem a redução de documentos em papel, padronizam processos e ganham em rapidez e produtividade, facilitam a implantação de normas de qualidade e ganham espaço físico dentro da instituição.
Além destes benefícios, as organizações aprimoram o processo de pesquisa da informação contida nos documentos, o que facilita as tomadas de decisão. No quesito segurança, não há riscos de perda da informação em casos de acidente no espaço físico da companhia, pois os dados ficam armazenado em nuvem. O sistema de Gestão Documental também possui mecanismo de segurança que criam graus hierárquicos dentro do sistema, restringindo possibilidade de acesso a dados importantes ou confidenciais.
Nossa solução tecnológica vai além da comunicação interna e externa da organização. Buscamos integrar na Plataforma os diversos sistemas que produzem documentos, como pesquisas de preços, relatórios de patrimônio e ainda módulos para armazenar documentos digitalizados, como os documentos pessoais arquivados pelo RH e as dezenas de documentos que compõem um processo licitatório.
A qualidade das informações produzidas através da alimentação dos diversos sistemas integrados permite ao gestor visualizar, em números, gráficos e mapas, indicadores que elevam o nível de acertos nas tomadas de decisão.
É possível, por exemplo, através do sistema de Patrimônio, visualizar em um mapa a localização física dos bens cadastrados e também as demandas realizadas pelo sistema de ouvidoria, categorizada por assunto.
É possível diminuir os gargalos no atendimento dos postos de saúde, através de indicadores extraídos do sistema de Gerenciamento de Filas, e ainda proporcionar mais segurança ao funcionário através do sistema de Registro de Acesso ao local de trabalho.
Nossa Plataforma está em constante crescimento e contínuo desenvolvimento. Até o momento contamos com a seguinte estrutura:
– Comunicação Eletrônica
:- Interna / Memorando Eletrônico
:- Interna / Chamados Técnicos
:- Interna / Ordens de Serviços
:- Externa / Ofício Eletrônico
:- Externa / E-Sic
:- Externa / Ouvidoria
:- Externa / Protocolo Eletrônico
– Geração Eletrônica e Gestão de Processos Administrativos
– Geração Eletrônica e Gestão de Decretos e Portarias
– Cotação On Line
– Painel de Licitação
– Gestão de Contratos
– Transparência Pública
— Lei 12.527 —
:- E-Sic
:- Informações de Licitação
:- Informações de Contratos
:- Informações de Patrimônio
:- Publicação de Atos Oficiais
:- Publicação de LRF
— Lei 13.460 —
:- Ouvidoria
:- Carta de Serviços ao Usuário
– Registro de Acesso / Controle de Frequência
:- Controle por Dispositivos
:- Controle por Localização
:- Controle por IP
– Gestão de Filas
:- Multi Setorial
:- Totem de Autoatendimento
:- Painel para Chamada de Senhas
:- Agendamento Presencial
:- Agendamento On Line
:- Controle de Atendimento
:- Monitor de Filas
:- Gerador de Indicadores
– Gestão de Patrimônio
:- Incorporação ao Patrimônio
:- Movimentação (Baixa e Remanejamento)
:- Gerador de Relatórios
:- Geração automática e Tramitação dos Termos de Movimentação
:- Registro de coordenadas geográficas no cadastro de localização
:- Visualização em Mapa da posição dos Bens registrados
– GED
:- RH (Documentos dos Servidores)
:- Contabilidade (Empenhos, Liquidações e Pagamentos)
:- Tesouraria (Extratos Bancários)
:- Atos Oficiais (Leis, Decretos e Portarias)
:- Relatórios (LOA, LDO, RREO, RGF, Controle Interno)